Responsable Administratif Polyvalent - Commune de Saint-Hilaire H/F - 11

Effectuer les missions d'accueil, de classement, de comptabilité, de gestion de plannings, de standard téléphonique, de saisie informatique, de préparation de dossiers, de recherches documentaires, d'encaissement en régies, de traitement des dossiers d'urbanisme, d'état-civil.

Activités principales :
- Collaboration avec le Secrétaire de Mairie : la gestion état-civil, l'aide sociale, la paie des agents, la gestion de l'abbaye...
- Faire le lien entre les agents, les élus, les associations, les parents d'élèves et le public
- Gestion administrative du périscolaire
- Gestion du parc immobilier communal locatif
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, accueillir le public
- Organiser et prendre les rendez-vous
- Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
- Préparer et distribuer des courriels, mémos, formulaires...
- Aider à la préparation de rapports réguliers
- Développer et tenir un système d'archivage
- Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures de bureau
- Passer les commandes de fournitures de bureau, de produits d'entretien, rechercher de nouvelles offres de fournisseurs
- Tenir à jour les listes de coordonnées
- Organiser les déplacements
- Soumettre et rapprocher les rapports de dépense
- Assister les visiteurs, de manière générale
- Servir de point contact avec les administrés
- Gérer la gestion et location des salles communales
- Gérer et instruire les demandes d'urbanisme
- Gérer et instruire les demandes d'état-civil
Activités secondaires
- Recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
Polyvalence
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.