Assistant Administratif - Carcassonne H/F - 11

Forvis Mazars Avocats est un cabinet d'avocats spécialisé en droit des affaires et fiscalité, membre de Forvis Mazars - organisation internationale, intégrée et indépendante spécialisée dans l'audit, le conseil, ainsi que les services comptables, fiscaux et juridiques.

Présent à Levallois, Paris, Le Havre, Lille, Lyon, Rouen, Strasbourg, Toulouse, Carcassonne et Valence, le cabinet s'appuie également sur les compétences des experts Forvis Mazars, présents dans 40 bureaux en France et dans 95 pays à l'international.Les missions suivantes vous seront confiées :

Au sein du cabinet de Carcassonne, vous êtes directement rattaché(e) à l'Associée du bureau, et intervenez auprès d'une équipe de 3 collaborateurs Avocats et à ce titre intervenez sur :

GESTION ADMINISTRATIVE - via Excel et ERP (Akuiteo) :

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients
- Mise à jour des Tableaux de suivi de l'activité du cabinet (lettres de mission, honoraires, temps passés ...) afin de garantir la fiabilité de la Facturation du cabinet
- Suivi des encours avec les avocats, assistance au pilotage de l'activité, suivi des relances
- Facturation des clients (honoraires + frais de formalités)
- Création des clients et codes affaires dans ERP
- Gestion des factures fournisseurs et frais de formalités (suivi de la réception, enregistrement et transmission des factures et affectation sur les bons codes clients ...), suivi des chèques émis/encaissés et remises en banque
- Gestion (suivi, enregistrement, validation) des temps Passés et des notes de Frais de l'Associée

GESTION COMMERCIALE

- Mise à jour et gestion des fichiers Clients (Contacts Outlook, CRM Salesforce, ERP Akuiteo) et transmission des informations aux services concernés
- Divers : Reliures présentations, bilans, supports, envois/relances de devis...
- Organisation d'évènements internes/externes (ateliers, petits-déjeuners etc.)

GESTION MOYENS GENERAUX ET SECRETARIAT

- Support administratif global (gestion des courriers entrants/sortants, appels, suivis, relances téléphoniques, prises de RDV ...)
- Identification, Rédaction, Mise à jour des procédures à formaliser
- Commandes fournitures et suivi des consommables
- Liaison avec les services administratifs internes (IT, RH, etc.) pour l'intégration des nouveaux collaborateurs (collecte et transmission des informations)