Assistant de Gestion Administrative et Comptable H/F - Ligue de L'enseignement de L'aude - Faol

La Fédération Audoise de la Ligue de l'enseignement - FAOL dont le siège est à Carcassonne, recrute pour le siège, un(e) Assistant(e) de Gestion Administrative et Comptable en contrat à durée déterminée dans le cadre d'un remplacement temps plein 35h.
La Ligue de l'enseignement est un mouvement d'éducation populaire qui a pour objet statutaire de « faire vivre la laïcité, principe constitutionnel et valeur universelle qui implique la reconnaissance de l'égale dignité de chaque être humain ».
Le pôle Patrimoine, Restauration et Solidarité assure la gestion des achats et des approvisionnements, le suivi des fournisseurs, ainsi que le développement des actions de solidarité en partenariat avec la Banque alimentaire.MISSIONS :
Vous assurez la gestion administrative, financière et organisationnelle du pôle Patrimoine/Restauration et Solidarité. Vous prenez en charge le suivi administratif et RH (stagiaire, intérimaire), ainsi que l'accueil et la gestion des réservations auprès des usagers et partenaires. Vous assurez la facturation, le suivi comptable et le contrôle des encaissements. Vous gérez les achats, les relations fournisseurs et le suivi des stocks en lien avec la Banque Alimentaire. Enfin, vous contribuez au suivi administratif global du pôle et apportez un appui à la direction.

ACTIVITÉS : Sous l'autorité de la directrice du pôle, vos activités vous assurerez :
* Gestion administrative et RH :
Suivi et accueil des stagiaires et intérimaires,
Suivi du personnel intérimaire (devis, accueil, heures),
Suivi des conventions,
Prise de rendez-vous et mise à jour agenda de la directrice.
Rédaction et mise à jour de tableaux de bord et d'indicateurs

* Accueil et gestion des réservations :
Accueil physique des usagers, partenaires, clients,
Traitement des demandes (mails, devis, réservations),
Organisation des prestations et préparation des salles.

* Gestion comptable et financières :
Facturation mensuelle clients,
Suivi et contrôle des encaissements,
Gestion des caisses et régies,
Rapprochements comptables,
Relation avec le service comptable.

* Achats et fournisseurs / Banque alimentaire :
Gestion des commandes,
Suivi des fournisseurs et des litiges,
Contrôle des livraisons,
Gestions des stocks,
Coordination avec la Banque alimentaire.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :
Vous possédez :
- Des compétences administratives (Gestion de dossiers, suivi de conventions, rédaction de documents, classement et archivage) et organisationnelle,
- Des capacités à gérer plusieurs missions en parallèle,
- Gestion de la relation usagers et partenaires (accueil physique et téléphonique traitement des demandes et suivi des échanges),
- Suivi des réservations et de l'activité (organisation logistique),
- Gestion comptable de premier niveau (facturation, suivi des encaissements),
- Suivi des achats et des fournisseurs (suivi des commandes, réception des livraisons...),
- Maîtrise des outils bureautiques (utilisation courante de Word, Excel, messagerie et outils de gestion administrative).

QUALITÉS REQUISES :
- Rigueur,
- Sens de l'organisation,
- Polyvalence,
- Capacité d'adaptation,
- Réactivité et sens des priorités,
- Aisance relationnelle,
- Discrétion professionnelle,
- Sens de la confidentialité,
- Prise rapide d'autonomie,
- Esprit d'initiative.
- Poste à pourvoir rapidement.

Contrat à Durée Déterminé : 35h par semaine.
Horaires : Travail du lundi au vendredi

Convention Collective Nationale ECLAT - Groupe D coefficient 305

Experience: 1 An(s)

Compétences: Logiciels comptables,BTS comptabilité et gestion,Gestion comptable,Gestion des dossiers administratifs,Codifier une facture,Archiver des dossiers et documents de référence,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Enregistrer les opérations comptables dans les livres de comptes (achats, ventes, encaissements, paiements, etc),Garantir la confidentialité des informations,Gérer les notes de frais,Participer à la préparation des bilans comptables,Procéder à l'encaissement,Répondre aux demandes d'information,Traiter et transmettre des informations chiffrées ou codées,Traiter les factures et les rapprochements bancaires,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres activités récréatives et de loisirs

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Bilan comptable
• Notes de frais
• Tenue comptable
• Rapprochement bancaire