Charge du Secretariat du Conseil Medical Departemental Assistant de Prevention H/F - Service Public

Le poste est rattaché à la Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) de l'Aude.

Autorité hiérarchique : Direction de la DDETSPP ;

Autorité fonctionnelle (dans le cadre du Conseil Médical) :

Le médecin président du Conseil Médical Départemental assure l'autorité fonctionnelle ;

L'autre secrétaire du Conseil Médical assure l'organisation opérationnelle des activités.

Le Conseil Médical (en formation restreinte ou plénière) est une instance médicale consultative compétente pour l'examen des situations administratives des agents des fonctions publiques de l'État et hospitalière, sur saisine des administrations employeurs.

Activités principales

1. Secrétariat du Conseil Médical (environ 70 %)

Assurer l'instruction des dossiers présentés au Conseil Médical pour les agents de la Fonction Publique d'État (FPE) et de la Fonction Publique Hospitalière (FPH) ;

Organiser les réunions du Conseil Médical : gestion logistique, envoi des convocations, correspondances diverses, rédaction et transmission des ordres de mission aux médecins agréés ;

Collaborer en amont avec les médecins membres du conseil pour le pré-examen des dossiers et la validation des ordres du jour (2 à 3 réunions mensuelles) ;

Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi administratif des décisions rendues par le Conseil Médical auprès des agents et des administrations concernées ;

Planifier, organiser et animer les séances du Conseil Médical ainsi que les échanges avec les services RH (réunions ou entretiens téléphoniques) ;

Répondre aux sollicitations téléphoniques des services RH et des agents concernés ;

Être en mesure de soutenir ou remplacer ponctuellement les collègues du service selon les besoins ;

Assurer le classement régulier des dossiers en cours et l'archivage des documents.

2. Missions d'Assistant(e) de Prévention (environ 30 %)

Participer à la mise à jour et au suivi du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), y compris la coordination des formations en hygiène et sécurité ;

Suivre les mentions des registres hygiène et sécurité pour information de la direction et assurer le suivi des mesures mises en oeuvre ;

Participer et préparer les Conseils Sociaux d'Administration - Formation Spécialisée ;

Collaborer étroitement avec les médecins du travail, l'assistante sociale et la déléguée à l'appui au pilotage du SGCD ;

Gérer le stock d'équipements de protection individuelle (EPI), ainsi que les dates de remise et de péremption.

Connaissances :

Bonne maîtrise du cadre réglementaire de la fonction publique, en particulier en matière de gestion du conseil médical et de santé et sécurité au travail :
Connaissance et application des règles déontologiques liées à la fonction publique et au traitement des données sensibles :
Solides compétences organisationnelles, permettant une gestion rigoureuse et structurée des activités:
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques : applications métiers, traitement de texte... :

Savoir-être :

Aisance relationnelle : sens du contact et goût pour le travail en lien avec différents interlocuteurs (agents, médecins, services RH, etc.) ;
Autonomie et esprit d'initiative : capacité à travailler de manière indépendante tout en sachant alerter et proposer des solutions ;
Rigueur et organisation : précision dans l'exécution des tâches ;
Réactivité : aptitude à gérer efficacement les priorités et à s'adapter aux imprévus ;
Discrétion professionnelle : respect strict de la confidentialité des dossiers traités ;
Fiabilité et engagement : implication dans les missions confiées et sens du service public.

Savoir-faire :

Travailler en équipe : collaborer efficacement avec les différents acteurs internes et externes (médecins, services RH, collègues, etc.) ;
Analyser les situations et les dossiers : faire preuve de discernement pour traiter des cas parfois complexes ou sensibles ;
Maîtriser l'expression écrite : rédiger avec clarté et précision des courriers, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs ;
Communiquer avec aisance à l'oral : adapter son discours à différents interlocuteurs et avoir des échanges téléphoniques de manière professionnelle.

• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Norme QHSE
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Aisance à l'oral
• Réactivité